تحسين العمليات

برسم كل إجراء من بدايته إلى نهايته مع الأشخاص الذين ينفذونه فعلًا، لا بقراءة الإجراء الرسمي فقط. نجري مقابلات مع المعنيين، ونوثق كل خطوة وتسليم وموافقة، ثم ننمذج الإجراء حتى تظهر التأخيرات بوضوح. بعدها تكشف أساليب تحليل الأسباب الجذرية، مثل أسلوب 5 لماذا وتحليل باريتو، أي الاختناقات أهم، فيُوجَّه الجهد حيث يوفر أكبر قدر من الوقت.

كثيرًا ما يحتاج الإجراء إلى إصلاح قبل إضافة أي برنامج، فأتمتة سير عمل معيب تجعله يتعثر أسرع. لذلك نزيل أولًا الخطوات غير الضرورية والموافقات المكررة وإعادة إدخال البيانات. وبعض التحسينات لا تحتاج أكثر من وضوح المسؤوليات والقواعد. وحيث تكون الأتمتة مجدية، نستخدم نظام ERP أو CRM أو الأدوات منخفضة الكود الموجودة لديك قدر الإمكان، ولا نبني تكاملات مخصصة إلا حيث تضيف قيمة حقيقية.

الإجراءات المتكررة القائمة على قواعد واضحة وذات الحجم الكبير تحقق عادةً أسرع عائد. ومن أمثلتها موافقات المشتريات، والفوترة والتسويات، وتعيين الموظفين الجدد، وتوزيع العملاء المحتملين، ونقل البيانات بين الأنظمة. وحتى الخطوات التي تحتاج إلى تقدير بشري يمكن أتمتتها جزئيًا، فيُعدّ البرنامج أو وكيل الذكاء الاصطناعي العمل ويعتمده شخص. ونرتب الإجراءات المرشحة حسب الوقت الموفَّر ومخاطر الخطأ وعدد مرات تكرارها.

يحصل كل إجراء مُعاد تصميمه على مؤشرات قابلة للقياس نتفق عليها قبل تطبيق التغييرات، مثل زمن الإنجاز أو نسبة الأخطاء أو عدد التسليمات اليدوية. ونبني لوحات متابعة مرتبطة بكل مرحلة من الإجراء، لتتابع الإدارة الأداء بمرور الوقت بدلًا من الاعتماد على الانطباعات. وإذا لم يتحسن رقم ما، تكشف البيانات أين لا يزال الإجراء يتعثر وما الذي يجب تعديله.